О том, как избежать таких ситуаций рассказал Рустам Акавов, он отвечает у нас за отдел внедрения «Битрикс24». В этой статье мы расскажем основные идеи его выступления на «Колоритном клубе».
Постановка задач
Рустам руководит отделом уже два года. За это время он обработал тысячи задач – какие-то делал сам, что-то поручал сотрудникам. Опыт показал, что от того, насколько правильно ты сформулируешь задачу, напрямую зависит качество ее выполнения.
В этом смысле здорово работает модель SMART. В основном ее используют для постановки целей, но для постановки задач она тоже подходит. Смарт гласит, что любая задача должна соответствовать пяти критериям:
-
конкретность – ясен результат, который нужно достичь с помощью задачи;
-
измеримость – у задачи должен быть какой-то показатель, по которому можно сказать, выполнена она или нет;
-
достижимость – убедитесь, что у исполнителя есть все необходимые средства и полномочия для выполнения;
-
актуальность – перед постановкой задачи задайте себе несколько вопросов: стоит ли задача усилий, удачное ли для нее сейчас время, соответствует ли она главной цели компании;
-
ограниченность по времени – без конкретного срока задачу будут бесконечно откладывать на потом.
Давайте посмотрим, как это работает на деле. Есть задача сделать презентацию о компании. Сформулируем ее по смарту:
Подготовь презентацию в Powerpoint из 7-10 слайдов (конкретность и измеримость), с которой мы выступим на форуме «Гуру маркетинга» чтобы продемонстрировать нашу экспертность (значимость). Шаблон запроси у дизайнера (достижимость). Во вторник, в 10 вечера, садимся смотреть первый вариант (ограниченность по времени).
Но со смартом нужно быть осторожным. Впрочем, как и с любыми инструментами – не делайте из него волшебную таблетку. Иногда модель будет ни к месту: например, если похожие задачи ставились уже много раз или вы обращаетесь к эксперту, который и сам все прекрасно знает.
Обезьянки в голове
И другая сторона вопроса о задачах: почему даже понятно поставленные задачи не выполняются вовремя. Это явление хорошо описывает писатель Тим Урбан. Он говорит, что в голове человека есть два абстрактных существа – разумный тип и обезьянка.
Обезьянке подавай сиюминутное удовольствие, типа «еще одно видео в инстаграме и точно работать». Она шарахается от больших сложных задач и все время шепчет вам, что еще много времени до дедлайна и можно отложить на потом. Разумный тип – ответственный и рассудительный человек. Только вот за рулем вашего мозга чаще бывает не он.
Обезьянка не будет бояться задачи, если разумный тип разделит ее (не зверька, а задачу) на более мелкие шаги. Задача будет казаться не такой уж и тяжелой, поэтому взяться за нее теперь проще. Так вы, кроме всего, еще и экономите мыслетопливо – энергию вашего мозга, которая расходуется во время решения разных вопросов.
Впрочем, эта теория далеко не новая. Помните вопрос «как съесть слона?» Так вот, теория про обезьянку – из той же пьесы.
Делать – сделать
Золотое правило всех задач: делал, не значит сделала. То есть каким проблемным не был бы клиент, какой бы сложной не была задача, вы в любом случае должны ее выполнить. Все остальное – отговорки. А чтобы не приходилось искать отговорки, нужно уточнять все детали задачи.
Рассмотрим бытовой пример: жена отправила вас за хлебом. На первый взгляд задача самая обычная. Но вы, как исполнитель, должны уточнить все детали, которые касаются вашей задачи. Зачем? А вот представьте, что вы идете за хлебом. По дороге встречаете старого знакомого и не спеша болтаете с ним. Придя в магазин, вы покупаете батон. По дороге домой заходите в несколько павильонов, потому что знаете, что до ужина есть еще много времени.
Наконец вы приходите домой с хлебом, и вместо благодарностей слышите от жены крики, что хлеб уже не нужен, потому что она планировала устроить второй обед. А за окном, как вы помните, уже вечер. И вообще, нужно было взять буханку, а не батон!
Вот тут и становится понятно, зачем нам уточняющие задачи для такой, казалось, бы простой задачи: какой именно хлеб, для чего, как скоро он нужен. Примерно такой же принцип и у всех других задач при работе с клиентами и коллегами. Звучит жестко, но лучше запомнить: всем плевать, сколько времени вы потратили, мучаясь над задачей. «Я же делал» никого не утешит. Утешит только, если задача «сделана». Если сделать ну совсем не удается, то сообщите об этом заранее, чтобы у вас оставалось время на смену плана. Либо предложите альтернативное решение.
Итак, к чему мы пришли:
-
Задачу нужно ставить по смарту, но не всегда – обратите внимание на уровень исполнителя и повторяемость. Статья про смарт.
-
В вашей голове живет обезьянка, которая не дает выполнять сложные ответственные поручения. Для этого разделите задачу на несколько простых, чтобы обмануть животное. Книга про победу над прокрастинацией.
-
Всегда «сделывайте», а не «делайте» задачи – доводите их до логичного финала и уточняйте детали задачи, чтобы вовремя предлагать альтернативу. Подробный пост об этом.
